Správa registratúry

Nie ste si istí správnosťou a úplnosťou svojej podnikateľskej agendy???

S našimi službami je všetko
JEDNODUCHÉ – EFEKTÍVNE – SPRÁVNE.

AD ACTA

Zákon číslo 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a vyhláška číslo 628/2002 Z. z. ukladá právnickým a fyzickým osobám – pôvodcom registratúry - presne vymedzené povinnosti na úseku odbornej správy registratúry.
Napr.: KAŽDÁ PRÁVNICKÁ A FYZICKÁ OSOBA (ďalej pôvodca registratúry), z činnosti ktorej vzniká registratúra, je podľa § 16 Zákona o archívoch a registra-túrach  povinná zabezpečovať správu registratúry, t. j. evidovanie, tvorbu, ukladanie, uchovávanie, ochranu záznamov, ako aj ich vyraďovanie len so súhlasom Ministerstva vnútra prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou.  Pôvodca registratúry má povinnosť evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti a došlé záznamy.

Z uvedeného pre firmu vyplývajú nasledovné povinnosti:
  • vypracovať registratúrny poriadok a plán a predložiť ich na schválenie MV SR prostredníctvom príslušného štátneho archívu,
  • zaviesť systém odbornej správy registratúry (manuálny/automatizovaný) a riadiť sa schváleným registratúrnym poriadkom a plánom,
  • usporiadať registratúru podľa príslušného registratúrneho plánu, pripraviť a vykonať vyraďovacie konanie a následne vykonávať pravidelne vyraďovacie konania v termínoch podľa dohody so štátnym archívom.

Registratúrny poriadok a plán ako nástroje na odbúranie administratívnej záťaže

Vypracovanie registratúrneho plánu je kľúčovou úlohou pri zavedení systému odbornej správy registratúry. Správne a reálne vypracovaný registratúrny poriadok a plán sú efektívnymi nástrojmi na odbúranie administratívnej záťaže. Veľmi dôležitá je reálnosť registratúrneho plánu. Toto je však veľmi často podceňované a v praxi sa stretávame najčastejšie s nasledovným problémom, že firma buď podľa vzoru, alebo podľa plánu inej firmy vypracuje („skopíruje“) plán spôsobom — súpis agiend, ich rozčlenenie do skupín a pridelenie značiek, znakov hodnoty a lehoty uloženia. Schvaľujúci orgán (nakoľko nepozná reálne procesy v konkrétnej firme) nemá námietky voči takto spracovanému plánu, ak neobsahuje nesprávne určené  hodnoty, prípadne lehoty. V praxi však môže takto skopírovaný registratúrny plán spôsobiť firme značné problémy, pretože nemusí zodpovedať skutočným procesom, ktoré v organizácii v súvislosti s prácou s dokumentami reálne prebiehajú. Potom neplní funkciu, ktorú skutočne má, zjednodušenie práce, usporiadanie a logický sled procesov a dokumentov. Pôsobí kontraproduktívne a nezjednodušuje, ale komplikuje prácu v oblasti správy registratúry.
Pritom správne nastavený dokument management systém dokáže ušetriť mnoho fyzickej i psychickej práce a finančných prostriedkov.

Aby plán nebol len akýmsi dokladom, ktorý musí firma vypracovať, tak:
  • musí zohľadňovať skutočnosť ako pracovníci ukladajú dokumenty. Ak ukla- dajú inak ako ste im zapracovali do registratúrneho plánu, budú ich musieť v záujme dodržania plánu v dobe ich vzniku, preusporiadavať a to už o dva roky a potom každý rok neustále dokola až pokiaľ sa plán nezmení + dva roky!
  • mal by zohľadniť aj usporiadanosť starej registratúry (v prípade ak žiaden plán neexistoval v čase jej vzniku).  Ak registratúrny plán nebol urobený aj s ohľadom na starú registratúru, tak v rámci prípravy vyraďovacieho konania bude nutné preusporiadavať aj starú registratúru v registratúrnom stredisku, ktorá už mala ísť na vyradenie, resp. pôjde — ak neexistoval spisový, resp. registratúrný plán.

Registratúrny plán je síce pomôcka, ktorá člení registratúru pôvodcu do vecných skupín, tak aby sa dalo systematicky vykonávať vyraďovanie — získavanie archívnych dokumentov, ale zároveň ak už musí byť — štát ho vyžaduje, tak nech plní aj úlohu v rámci  informačnej základne firmy — mal by firmu viesť ako členiť túto časť informačnej základne a nie nútiť preusporiadavať.

S našimi riešeniami a s pomocou našich spolupracovníkov s dlhoročnými skúsenosťami sa KANCELÁRIA BEZ PAPIEROV stáva realitou.

Zabezpečujeme:
  • Správu registratúry
  • Digitalizáciu záznamov
  • Elektronickú fakturáciu
  • Elektronický systém evidencie dokumentov
S našimi službami: JEDNODUCHO – EFEKTÍVNE – SPRÁVNE.

registratura AD ACTA